給与計算ソフトの乗り換えは、その時期がポイントとなります。
給与計算業務は1月から12月までに毎月徴収した所得税を年末調整で精算して1年が終わります。年末調整を行う給与計算ソフトには1年間の給与支給データが蓄積されている必要があります。
これを踏まえると給与計算ソフトを乗り換える時期は、翌年の1月から新しい給与計算ソフトで給与明細書の発行ができるように逆算して導入するのがベストと言えます。
12月支給の給与までは現在の給与計算ソフトを使用し、その年の年末調整は現在使用している給与計算ソフトで行います。
翌年の1月支給の給与からは弥生給与で給与計算が行えるように準備を始めます。
このタイミングを逃すと、弥生給与での遡り入力や、現在使用している給与計算ソフトと弥生給与の二重入力の期間が長くなるなどのデメリットが発生します。
給与計算ソフトを乗り換える理由
・今使っている給与計算ソフトの保守費用が高い
・今使っている給与計算ソフトのサポートが終了する
・弥生給与と連携できるタイムレコーダーを導入した
・会計事務所を同じソフトを使用したい
・組織変更による分社化、子会社設立（子会社側で使用する給与計算ソフトとして導入）
給与計算ソフトは法令改正のプログラム対応が必要なため、継続的なサポートが約束され比較的低コストで導入できる弥生給与は人気の給与計算ソフトです。
給与計算ソフトを乗り換えたら
給与計算ソフトを乗り換えた場合は、初期設定と従業員マスタを登録する必要があります。
初期設定は、自社の就業規則にあわせて弥生給与の設定を変更したり、各種マスタを登録する作業のことです（「給与規定」の設定、「住民税納付先」の登録、「金融機関」の登録、「部門」の登録、「給与明細項目」の作成、「給与明細項目」の計算式を自社の就業規則に合わせて変更）これらの初期設定は手作業となります。弥生給与の場合は、金融機関マスターや住民税納付先マスターは手入力となりますので注意が必要です。
従業員マスタは、弥生給与14まではインポート機能が貧弱でほとんどの項目を手入力する必要がありました（コード・氏名・性別・生年月日・入社年月日・役職・電話番号・郵便番号・住所しかインポートできませんでした。）現在のバージョンでは、従業員マスタのすべての項目がインポートできるようになりました。ただし、扶養親族はインポートできません。手入力する必要があります。
実施にインポートするには、項目を合わせるための加工が必要になります。勤怠項目や支給項目などを各企業の就業規則にあわせて項目を増やすことができるのでインポートのレイアウトは固定ではありません。（従業員数が少ない場合は手入力した方が早いかもしれません。）従業員が多い場合はインポートの機能を使うと移行作業が捗ります。
データをエクスポートできる主な給与計算ソフト
これらの給与計算ソフトは、従業員マスタや給与データ、賞与データエクスポートが可能です
・OBC給与奉行21シリーズ
・OBC給与奉行iシリーズ
・PCA給与シリーズ
・ソリマチ給料王シリーズ
・応研給与大臣シリーズ
・SMILEシリーズ
期中導入の場合
1月支給の給与処理から弥生給与を使い始めることができれば一番効率がよいのですが、そのためには、旧ソフトで年末調整を行いながら、弥生給与の初期設定を同時並行で行う必要があります。給与担当者にとって年間で一番忙しい時期と重なってしまうので難しい場合が多いですよね。
弥生導入支援センターでは、他の給与計算ソフトから弥生給与への乗り換えの際に、データ移行のお手伝いをしております。
1～3月の給与処理を現在使用している給与計算ソフトで行い、弥生給与へデータを移行する
4月からは弥生給与を使用し、今年の年末調整は弥生給与
